Baklib｜一份完整的知识管理软件采购指南

为什么要投资知识管理解决方案

知识是你企业最丰富的资源，但也是最浪费的资源。这是有实际成本的与糟糕的知识支持相关：根据Panopto的一项研究，由于低效的知识共享，美国大型企业平均每年损失4700万美元。

对于许多组织来说，低效的知识实现源于几个常见的挑战：

• 公司知识分散在多个地点，每个部门或团队都各自为政。

• 员工不确定在哪里可以找到他们需要的信息，导致他们浪费时间寻找正确的答案。

• 知识文档效率低下，有价值的知识属于个人而不是组织。

• 如果没有持续的维护，记录在案的知识就会过时和不可用，员工对他们可以获得的信息是准确的。

专门构建的知识管理平台通过以下方式应对这些挑战。集中各种形式的知识使这些知识易于搜索和发现。 这种类型的平台允许持续的知识参与和转移，使公司的集体知识保持最新并成为战略优势。知识管理平台可以：

• 使员工能够更快地查找信息，从而提高工作效率。

• 围绕一致的、当前的信息以减少错误并改善客户体验。

• 在员工离开公司时保留个人知识，减少对其他团队成员的干扰。

• 促进知情、及时的决策基于公司的集体智慧。

作为买家，了解可能具有挑战性评估知识时从哪里开始管理平台。我们创造了这个指南帮助您为您的组织选择正确的解决方案，并为投资知识管理软件提供强有力的商业案例。 Baklib曾与以下公司合作各种规模、跨多个行业用例，我们正在分享我们的专业知识帮助您理解和沟通拥有专门构建的优势知识管理解决方案。 我们的目标是为您提供实施安全、用户友好的知识管理系统所需的信息，该系统将改进生产力，提高员工参与度，实现明智的决策。

何时选择专门构建的知识管理系统

当启动一项新的知识管理计划时，许多企业领导者首先会问：“我们是否已经拥有支持这一计划的技术？”有些人可能想知道他们的公司的内部网或像Google Drive这样的文件存储系统将满足他们的需求。

虽然这些其他系统在您的技术堆栈中发挥着有价值的作用，但需要注意的是，它们并不是专门为获取技术中的知识而构建的。它的所有格式并使其具有可操作性——而且它们可能缺少功能，例如强大的搜索引擎和知识参与工具。

因此，试图使用其中一个用于知识管理的相邻系统类似于试图用螺丝刀：它不是工作中最有效的工具，也不会提供最佳的最终结果。以下是知识如何管理软件不同于其他一些内容平台，这些平台可能已经是您的技术堆栈的一部分（或者您可能正在考虑）。

因为这些producttypes中的每一种都提供不同的功能和价值，所以考虑哪种答案很重要。

您最迫切的需求，以及不同的解决方案如何协同工作，而不是一个如何直接取代另一个。

选择正确的知识管理平台

确定您的业务需求

在投资任何新知识之前管理技术，重要的是定义并记录您的业务需求。确定知识管理软件的目标（包括你需要解决的具体问题）以及你的成功会是什么样子组织。虽然您的目标将具体到您的商业，我们列出了几个常见的知识管理需要帮助您入门。

快速查找准确信息

知识工作者的平均花费几乎他们每周有20%的工作时间在寻找内部信息或找到可以回答他们问题的同事。2以减少花费的时间搜索，寻找知识管理技术，使以所有形式搜索公司知识变得简单。寻找对所有文件类型中的单词（包括视频中的单词）进行深度索引的平台，以便员工可以直接跳转到他们需要的信息，而不是仅仅依靠他们对标题和文件名的最佳猜测。

最大限度地保留知识

Panopto关于知识损失成本的研究发现42%的工作场所知识是个人独有的。如果您的组织没有保留和转移这些知识的系统，它当员工离开时就会离开。寻找KM该技术允许您以各种格式保存知识并直接在平台中创建富媒体帖子，以便员工可以轻松分享他们的个人专业知识。你可以还想寻找包含可搜索的问答数据库，以便员工可以直接在平台上提问主题专家的众包答案。

与现有技术集成

Calendly的一项调查发现，大多数团队每天使用多达10种技术工具，64%的员工认为这对于他们技术中的所有工具都至关重要3为了确保人们真正使用贵公司投资的新知识管理技术，寻找与员工最常使用的工具集成的产品，例如实时协作应用程序（例如Slack或Microsoft团队）、您的CRM（例如Salesforce或Micro softDynamics）和您的文件存储系统（例如Box、Dropbox或Google Drive）。

随您的业务扩展

如果你能有效地跨团队和部门共享知识，寻求灵活的知识管理支持所有功能领域（和内容类型）的平台，可以根据需要与您的业务一起发展。一些知识管理平台旨在支持一个功能领域，例如客户支持，并且具有跨职能知识共享的局限性。

推动持续参与

你的组织的知识只有在人们参与并付诸行动的情况下才是有价值的。如果公司知识存在于静态存储库中很少更新或只允许单方面沟通（从业务到其员工），那么人们就不太可能使用该平台来支持他们的日常工作。通过选择具有内置参与功能（例如问答、发布）的知识管理平台评论和可配置的内容提要-您可以鼓励员工定期与贵公司的知识库互动（并建立在此基础上）。

供应商注意事项

在确定了您的业务需求和解决这些需求的功能之后，您就可以开始了寻找软件解决方案。开始于构建一长串allpotential软件供应商，然后将范围缩小到以下列表根据您的业务需求提供三个或更多选项。除了考虑上述业务需求之外，您还可能需要考虑：

IT需求

您正在评估的解决方案是否可以开箱即用，而无需从你的IT部门？供应商是否遵循符合您的业务和行业的安全最佳实践？以及可能耗时的管理活动，例如在平台中自动管理用户访问？如果这些问题中的任何一个的答案是“否”，这可能会减慢平台的推出速度，并给您的IT团队带来额外负担。缩短采购周转时间平台上员工入职的解决方案，您就能越早认识到软件的价值。

总拥有成本

确保您了解维护成本以及每个解决方案的前期和每月服务成本。虽然一种解决方案最初看起来成本较低，但最终可能会如果需要顾问、附加软件、自定义集成和内部支持人员。

长期平台采用和成功

在您实施他们的技术时，供应商提供了多少支持？他们是否提供持续的支持来帮助你在你之后尽可能地成功发射？寻找具有强大跟踪能力的供应商记录他们的客户成功合作伙伴关系。理想情况下，你应该寻找一个可以同时提供技术援助——例如将内容从旧存储库迁移到新平台，并设置单点登录和更改管理指南。提供变革管理专业知识的合作伙伴将帮助您赢得平台用户的认同，推动您希望看到的知识共享行为，并促进平台的持续使用。

了解几种流行的知识管理解决方案是如何组合在一起的:

制作商业案例

一旦您确定了供应商的候选名单，您就需要从生意。如果您是一名高级领导者，担任该计划的执行发起人可以大大有助于证明知识管理是业务优先事项并获得自上而下的认可。如果您是一个部门或团队领导，请确保您聘请了一位了解知识管理价值并能够在整个执行团队中支持该计划的执行发起人。

包括对您的投资回报率的有根据的估计

无论您的具体角色是什么，你能做的最引人注目的事情商业案例是对你的投资回报进行有根据的估计。计算知识管理计划的ROI可能是一个挑战，因为有太多的变量及“软”福利（例如增加僱员参与），但您的关键决策者将如果你能提供投资回报率估计，你可能会对你的商业案例更加开放。当您估算ROI的成本时，你也应该考虑无所事事的代价。换句话说，通过提高效率、减少重复，您的组织将节省多少资金工作，减少人们搜索信息的时间？

除了介绍您的知识管理平台的估计ROI之外，我们还建议您使用Gartner的360度业务开发技术，我们在下面对其进行了总结。

分析决策者的利益

确定谁将参与购买决策，然后考虑他们的目标和对他们来说最重要的知识管理挑战。展示您提出的解决方案将如何应对这些挑战。例如，您的首席技术官可能最关心的是找到一个平台，允许您的组织在团队之间安全地共享专业信息。在这种情况下，您可以向他们介绍你提出的解决方案。您的首席运营官官员可能有提高组织效率的具体目标，在这种情况下，您可以共享您选择的提供商的当前客户的节省时间和成本的统计数据。

发展你的视野

除了考虑你的利益关键决策者，你也应该思考您的全公司目标以及您的建议知识管理解决方案支持他们。例如，如果您的组织具有特定的目标围绕提升其客户体验，您可以阐明您提议的知识管理解决方案将如何帮助您实现该目标（例如，通过确保服务代理总是具有快速访问准确的信息并减少解决客户问题的时间）。一旦您阐明了您提出的解决方案如何支持公司范围内的目标和您的内部利益相关者的利益，您将能够开始制定一个具体的计划，提交给你的决策者。

制定您的计划

您的知识管理解决方案计划应包括成本估算（初始投资以及总拥有成本）、资源以及实施的时间表。将此计划视为您知识管理计划的路线图。

确定知识管理的总体效益

软件市场供应商Capterra建议围绕“收获”的理念来构建利益而不是“事情解决了”。例如，而不是而不仅仅是关注如何提高知识管理层将减少员工寻找信息的时间，你可以谈谈这将如何为你的员工腾出更多的时间来专注于高影响力的活动。

强调建议解决方案的独特优势

如果您已经将产品搜索范围缩小到两到三个供应商，请将每个产品的关键功能与您的公司将从他们那里获得的利益联系起来。只要有可能，给我一些你描述的好处。查看供应商对类似客户的案例研究，了解他们取得了哪些成果，并使用贵公司的历史数据（例如，平均员工每周花在搜索知识上的时间（基于调查）来评估您组织的潜在改进。

建立联系

通过制作你提议的解决方案的好处和你的利益相关者已经交流的想法之间的联系。这可能涉及重复您知道关键决策者关心的挑战关于和使用讲故事技巧说明您的解决方案将如何帮助他们克服这些问题挑战。

我们已经讨论了启动知识管理软件的一些初始步骤购买过程，但评估供应商和建立你的商业案例只是一个开始。我们整理了一份有用的清单来帮助您浏览整个购买流程

为什么选择Baklib？

Baklib旨在向需要的人提供相关知识，同时鼓励用户分享他们的专业知识并参与公司的集体知识。最终结果：

知识成为可持续的战略优势。

在正确的时间传递正确的知识。

Baklib深度索引了29种文件类型（包括音频和视频）的内容，因此所有内容都可以搜索，用户可以在秒——每位用户每年平均节省1,185美元。

我们一直面临信息过载的挑战，细分市场非常重要信息，以便对研究者最有效。Baklib在减少我们花费在尝试找到正确的信息，最终使我们能够提供关键的见解和可操作的更快地向我们的客户提供建议。

推动采用和持续的员工参与。

互动内容和参与功能鼓励人们贡献他们的知识并跨团队协作。贡献的人越多，您的知识就越有价值组织将保留。平均而言，Baklib 在客户的内容参与度同比增长超过40%。

“我们的用户现在更加投入了。让我们的员工兴奋地使用我们的知识管理平台对我们公司来说是一个巨大的胜利。”

扩展您的业务。

Baklib的灵活性和高度可配置性该平台旨在跨职能使用，以便团队和部门保持一致并高效协作。Baklib目前70%的客户已经扩大了使用范围。

“将Baklib扩展到多个部门绝对是一个好处。随着您继续获得更多的部门参与，你可以真正优化技术。通过打破彼此之间的孤岛，我们学到了很多东西部门。”

建立一种没有压倒性技术团队的知识文化。

借助Baklib支持的知识管理系统，您将获得用户友好的管理工具和无代码主页生成器，以便您的管理团队可以更新和定制平台体验没有额外的IT支持。

“在我们探索的所有工具中，我们知道Baklib是最容易使用和实现的。我们喜欢它提供的可能性；我们可以定制[平台]并提供每个人都有自己的经历。”

与我们合作，持续改进。

Baklib的常规平台用户率几乎比其他软件即服务解决方案的平均用户率高出四倍，这是有原因的。我们的实施和客户成功团队提供变革管理专业知识，帮助您为平台的持续成功和高用户参与度做好准备。

“向我们的客户成功经理和实施项目经理致敬，他们出色地让我们走上了正轨。非常友好，完美的专业知识，他们让我觉得没有什么太麻烦的。”

Baklib是一个知识管理平台，支持和授权团队利用他们组织的集体智慧。Baklib为组织提供了一个集中的、可搜索的地方来收集、查找和分发知识和见解。其专门构建的知识解决方案使领先组织能够轻松找到，贡献和管理公司知识，以便员工拥有完成工作所需的信息。

欲了解更多信息，请访问www.baklib.cn