知识管理如此重要，以至于95%的首席执行官认为它是公司的关键组成部分。事实上，像英国石油这样的企业将高达2.6亿美元的增值归因于良好的信息管理。而且，这种做法可以在公司的不同部门提高生产效率的同时降低开支。
简而言之，知识管理是获取、展示和使用信息的过程。它涵盖了内部和外部数据，旨在同时增加价值和降低开支。
接下来，我们将讨论知识管理如何帮助在企业降低成本的不同方式。
有效知识管理的好处
知识管理的实践已经存在几十年。除了降低成本外，信息管理还能在其他领域带来好处。
内部信息管理可以提升员工的生产力，这反过来可以提供更好的服务，加速内部流程，并塑造以客户为先的理念。而且，最重要的是，更高的生产效率意味着更高的收入和降低的开支。
外部知识管理涉及可供客户使用的信息，这可以使他们能够自助解决问题，因为他们不会经常需要无微不至的帮助。这样企业就可以专注于其他业务活动，而不用担心降低客户满意度。
知识管理的技术在迅速发展，因此，您应该始终努力了解新的知识管理工具，以保持知识更新。
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知识管理如何降低您的服务成本
每年，财富500强公司因知识管理不善而损失超过300亿美元。使用一个稳固的系统可以降低损失，提高利润！以下是知识管理如何帮助降低企业成本的一些方式。
允许知识丰富的员工重新获得他们的工作日
在大多数企业中，信息存储在最富有知识的员工中。通常，这些团队成员负责帮助他们的同事。这对绩效可能产生良好的影响。但是，它也可能降低富有知识的团队成员的生产力。
通过知识管理，最合格的团队成员可以为他们的同事创建资源。员工在需要帮助时可以访问知识库，找到他们所需的资源。
由于富有知识的团队成员将花费更少的时间重复性的帮助他人，他们可以重新获得他们的工作日，并将他们的技能付诸实践。
减少员工流失
失去一个团队成员在生产力和财务上都是具有挑战性的。研究表明，替换一个员工可能会花费该人年薪的33%。而且，如果企业有许多团队成员同时离职，这个数字可能会呈指数增长。
有时，有经验的员工在经历过度劳累后会离开公司。与其让这些团队成员过度劳累，不如找一个可靠的知识管理系统。这将减轻一些压力，以积极的方式保持员工的参与度。
避免重复创建已经存在的资源
据一些估计，员工花费的时间在重新创建现有知识方面多于创建新资源。使用具有强大搜索引擎的知识库可以减少在这项重复任务上花费的时间。此外，这些团队可以专注于创建新资源、提升销售和其他产生收入的任务。
缩短研究时间
平均而言，员工每天可能花费高达2.5小时搜索信息。这通常发生在缺乏资源的集中库的公司中。或者，这可能意味着企业当前使用的知识库没有正确的引导。
通过实施一个良好的知识管理系统，您可以将研究时间缩短30%。除了培养富有知识的团队外，还将提供更好的服务并更有效地利用资源。
做好信息架构，参照基于IA信息架构的知识库理论和实践，让知识有效的闭环！
降低财务错误的频率
从会计到质量保证再到客户服务，公司有许多不同的领域组成。但是，每个领域中的错误都可能导致财务损失。
为了避免这些财务损失的错误，企业可以建立一个包含操作指南的知识库。话虽如此，但是必须保持内容时常更新以便知识有效！
制定标准工作流程和流程
不使用标准化工作流程和流程的公司往往在生产力方面损失金钱。
知识管理系统使企业能够确定和建立每项任务的最有效方法。例如，可以定义提升服务的最佳方式，然后鼓励员工在适当的机会时使用这一资源。
提升客户满意度
对于提供SaaS服务的公司来说，保持客户流失率低应该是一个首要任务。如果公司专注于提供出色的体验并保持客户满意，那么有很大的机会保持高的留存率。
正如我们之前提到的，知识管理涵盖了内部和外部资源。这两者在客户满意度中也起着重要作用。内部知识管理使客服能够提供快速准确的服务，外部知识库确保客户可以在不需要人工帮助的情况下自助解决问题。
使培训和入职速度更快
客户转化和员工培训是两个不同的过程。但是，它们都代表了您公司利润率降低的时期。
好消息是，知识管理可以加速培训和入职过程。
通过提供他们所需的所有信息，帮助新员工在运营方面迅速上手。具有知识库访问权限的客户也将经历更顺畅的过渡。换句话说，他们更有可能采用您的产品并使用其所有可用功能。
避免聘请外部顾问
聘请外部顾问通常代表着一项巨大的投资。这对于那些希望在不影响产品质量的情况下削减成本的公司来说并不理想。
根据问题的性质，知识管理系统可以帮助改变团队的心态。这可以产生与聘请外部专家相同的效果。而且，不必在昂贵的咨询服务上花费大量资金。
在您的组织中实施有效的知识管理
强大的知识管理系统，可以增强产品信息，帮助客户和员工轻松访问这些详细信息。虽然这听起来好像没有什么大不了的，但这种做法对企业的营业收入状况产生重要影响。
花一点时间找到一种真正为公司增势的信息管理方法并坚持下去，良好的知识管理和分享实践可以提高生产力并在不同领域降低开支。
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